Wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych, którzy dopiero rozwijają działalność – zastanawia się, czym dokładnie jest pełna księgowość, czym różni się od tzw. księgowości uproszczonej i kiedy staje się obowiązkowa. W naszej codziennej pracy spotykamy się z tym pytaniem regularnie, dlatego przygotowaliśmy krótki przewodnik, który w przystępny sposób wyjaśnia, czym właściwie jest pełna księgowość i dlaczego wcale nie trzeba się jej bać.

Co to jest pełna księgowość?

Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma ewidencjonowania operacji finansowych w firmie. Obejmuje szczegółowe rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, które mają wpływ na majątek i wynik finansowy przedsiębiorstwa.

W odróżnieniu od księgowości uproszczonej – takiej jak KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) czy ryczałt ewidencjonowany – pełna księgowość opiera się na prowadzeniu tzw. ksiąg rachunkowych. Dzięki temu możliwa jest pełna kontrola nad finansami, ale jednocześnie system ten wiąże się z większymi obowiązkami formalnymi.

Z czego składają się księgi rachunkowe?

Prowadzenie pełnej księgowości oznacza konieczność prowadzenia m.in.:

• Dziennika księgowań – dokumentującego wszystkie zdarzenia gospodarcze w porządku chronologicznym.
• Księgi głównej i ksiąg pomocniczych – które umożliwiają analizę danych na poziomie kont analitycznych.
• Zestawienia obrotów i sald – podsumowującego zapisy na kontach.
• Ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
• Sprawozdań finansowych – czyli bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

W praktyce pełna księgowość daje firmie pełen obraz sytuacji majątkowej, finansowej i wynikowej, co może być ogromnym wsparciem przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Nie każda firma musi od razu prowadzić pełne księgi rachunkowe. Obowiązek taki dotyczy:

• Spółek kapitałowych (np. spółka z o.o., spółka akcyjna),
• Spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
• Oddziałów zagranicznych firm w Polsce,
• Osób fizycznych, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczą równowartość 2 mln euro w złotówkach.

Warto zaznaczyć, że nawet jeśli firma nie przekroczyła tego progu, może dobrowolnie przejść na pełną księgowość – na przykład po to, by lepiej zarządzać finansami, przygotowywać się do wejścia inwestora lub uzyskać większą transparentność.

Jakie są zalety pełnej księgowości?

Choć pełna księgowość wiąże się z większą ilością obowiązków i bardziej zaawansowanym systemem raportowania, niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim pełną kontrolę nad finansami firmy – łatwiejsze śledzenie rentowności, kosztów, należności i zobowiązań. Po drugie wiarygodność wobec inwestorów, banków i instytucji – sprawozdania finansowe to wymóg np. przy staraniu się o kredyt lub pozyskiwaniu kapitału.

Ponadto pełna księgowość daje nam możliwość prowadzenia controllingu finansowego i budżetowania – co jest niezwykle istotne przy rozwijaniu większego biznesu. I oczywiście lepsze przygotowanie do kontroli podatkowych – rzetelne księgi to najlepsza obrona w przypadku ewentualnych niejasności z urzędem skarbowym.

Czy pełna księgowość to więcej pracy? Tak – ale nie dla przedsiębiorcy

Często słyszymy obawy, że przejście na pełną księgowość to ogromne obciążenie dla właściciela firmy. To prawda – ten system wymaga większej precyzji i więcej danych. Jednak dobrze zorganizowane biuro rachunkowe lub wewnętrzny dział księgowości przejmują cały ten ciężar.

My – jako zewnętrzny partner – prowadzimy księgi w sposób transparentny, systematyczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na biznesie, a nie na papierologii.

Pełna księgowość to nie tylko obowiązek dla większych podmiotów, ale też szansa dla dynamicznie rozwijających się firm. Umożliwia znacznie lepszą kontrolę nad sytuacją finansową i przygotowanie do dalszego rozwoju – czy to poprzez kredyt, inwestora, czy ekspansję na nowe rynki.

Jeśli zastanawiają się Państwo, czy pełna księgowość to dobry krok dla Waszej firmy – zapraszamy do kontaktu. Pomożemy ocenić sytuację, doradzimy optymalny model i przeprowadzimy przez cały proces wdrożenia.