Tomasz Grudziński
Fundamentalny problem: Brak jasności prawnej w doradztwie podatkowym
Kluczowym dylematem jest brak jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy wewnętrzne przesunięcie towarów między państwami UE wymaga wystawienia ustrukturyzowanej faktury. Ta niepewność prawna stwarza poważne ryzyko dla przedsiębiorców.
Stanowisko KIS: Organy podatkowe uznają przemieszczenie własnych towarów za WDT wymagające faktury w KSeF, gdzie przedsiębiorca występuje jednocześnie jako sprzedawca i nabywca.
Orzecznictwo sądowe: Przykładowo WSA w Gliwicach (wyrok z 23 października 2024 r.) uznał, że takie przesunięcie nie jest transakcją między odrębnymi podmiotami i nie daje podstaw do fakturowania.
Ryzyko: Ta niepewność zmusza działy księgowości do wystawiania faktur „na wszelki wypadek”, co może zostać zakwestionowane przy kontroli.
Identyfikacja stron a rachunkowość firmy
Gdy podatnik podejmuje decyzję o wystawieniu faktury WDT na przemieszczenie własnego towaru, pojawia się problem formalny: kto jest sprzedawcą, a kto nabywcą?
W praktyce przedsiębiorca wystawia fakturę „na siebie”, wskazując własny polski numer VAT UE oraz zagraniczną rejestrację VAT (np. PL i DE).
W systemie ERP wymaga to stworzenia „kontrahenta wewnętrznego”, co przy błędnej konfiguracji generuje ryzyko odrzucenia dokumentu przez KSeF lub kontrolę podatkową.
Obowiązek podatkowy i terminowość w KSeF
Wystawienie faktury WDT na przemieszczenie własnego towaru definiuje moment powstania obowiązku podatkowego VAT.
Obowiązek VAT w WDT powstaje w dniu wystawienia faktury, lecz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po dostawie.
Należy pamiętać, że faktura WDT w KSeF jest uznana za wystawioną dopiero w momencie nadania numeru przez system MF, a nie wygenerowania jej w programie do rachunkowości (ERP). Błędy w tym zakresie mogą przyspieszyć konieczność rozliczenia podatku.
Błędy formalne i techniczne – wyzwanie dla kadr i płac obsługujących sprzedaż
Proces fakturowania WDT w KSeF wymaga szczególnej staranności. Najczęstsze błędy to:
Błędny lub brak numeru VAT UE nabywcy oraz brak oznaczenia kraju przeznaczenia WDT.
Zastosowanie niewłaściwej stawki (powinno być 0% VAT przy spełnieniu warunków) oraz błędy rachunkowe.
Faktura z błędami zostanie odrzucona przez KSeF; poprawki wymagają wystawienia faktury korygującej, co komplikuje proces rozliczeń.
Problemy z korektami faktur WDT
Korekta faktur w środowisku KSeF jest utrudniona ze względu na brak opcji anulowania dokumentów.
Konieczne jest wystawianie faktur korygujących (np. do zera, a następnie nowej, poprawnej).
Dotyczy to zwłaszcza błędów w NIP, dacie czy wartościach, a błędy w automatyzacji mogą prowadzić do masowej konieczności korekt i bardziej złożonych procedur.
Trudności operacyjne i integracja systemów
Wdrożenie poprawnego dokumentowania WDT wymaga od firmy:
identyfikacji sytuacji objętych WDT,
modyfikacji systemu ERP,
automatyzacji generowania faktur WDT,
prawidłowej integracji z KSeF (w tym obsługi UPO, numerów KSeF oraz korekt),
przygotowania procedur awaryjnych dla awarii KSeF.
Fakturowanie znacznie zwiększa obciążenie pracą działu księgowości.
Konsekwencje podatkowe i dotkliwe sankcje
Błędne fakturowanie w KSeF lub brak faktur mogą skutkować drastycznymi karami finansowymi:
Kara do 100% kwoty VAT na fakturze wystawionej poza systemem.
Sankcje do 18,7% wartości brutto przy transakcjach ze stawką 0% VAT.
Ryzyko utraty prawa do stawki 0% VAT oraz prawa nabywcy do odliczenia podatku.
Zwiększone ryzyko kontroli i kwestionowania prawa do WDT oraz stawki 0%.
Dokumentacja a stawka 0% VAT
Do zastosowania stawki 0% niezbędna jest solidna dokumentacja wywozu (CMR, potwierdzenia odbioru). Brak dowodów zmusza biuro rachunkowe do opodatkowania dostawy stawką krajową 23%. Orzecznictwo sądowe (np. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 marca 2025 r. I FSK 2148/21) wskazuje, że WDT występuje dopiero po rzeczywistym wywozie towaru poza Polskę. Sam zamiar czy faktura nie wystarcza – kluczowe jest fizyczne przemieszczenie towaru.
Raportowanie w JPK_VAT i VAT-UE
Fakturowanie WDT na własny towar w KSeF powoduje konieczność wykazywania takich operacji w JPK_VAT (sprzedaż ze stawką 0%, numer KSeF) oraz w VAT-UE (wskazanie VAT UE nabywcy – czyli własnej rejestracji zagranicznej).
Rekomendacje dla przedsiębiorców i biur rachunkowych:
Wystąp o indywidualną interpretację podatkową.
Zadbaj o konfigurację „kontrahenta wewnętrznego” w systemie ERP.
Prowadź szczegółową dokumentację każdego przemieszczenia (data, wartość, dokumenty przewozowe).
Przeszkol pracowników działów handlowych i finansowych oraz przygotuj procedury awaryjne.
Regularnie monitoruj statusy faktur i dokumentację towarzyszącą w systemie KSeF.
Potrzebujesz audytu procesów fakturowania pod kątem KSeF? Mogę przygotować dla Ciebie szczegółowy kwestionariusz weryfikacyjny dla Twojego działu księgowości.