Dla sektora e-commerce oznacza to konieczność integracji platform takich jak WooCommerce, Shoper, PrestaShop czy Allegro z systemem KSeF, co wymaga ścisłej współpracy z ekspertami od doradztwa podatkowego.

Obowiązki KSeF w e-commerce – kogo dotyczą i co obejmują?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT prowadzących sprzedaż w Polsce. Sprzedawcy internetowi muszą generować dokumenty zgodnie ze schematem XML FA(3), opatrzone unikalnym numerem identyfikacyjnym i kodem QR.

• B2B vs B2C: Faktury dla konsumentów oraz procedury OSS/IOSS pozostają poza KSeF. Jeśli jednak klient biznesowy poprosi o fakturę VAT, musi ona trafić do systemu ustrukturyzowanego.

• Ryzyko: Brak integracji z systemem od 2026 roku może skutkować sankcjami i blokadą legalnego fakturowania, co wymaga wsparcia w zakresie porad prawnych.

Integracja systemów e-commerce z KSeF i systemami ERP

Popularne platformy e-commerce, takie jak WooCommerce, Shoper, PrestaShop, a także marketplace’y typu Allegro, muszą zapewnić integrację z API KSeF. Najczęściej odbywa się to poprzez specjalne wtyczki lub moduły umożliwiające automatyczne generowanie faktur w formacie XML i ich przesyłanie do systemu KSeF.

Kluczem do sukcesu i płynnej obsługi jest połączenie platform sprzedażowych z systemem ERP lub oprogramowaniem do księgowości online. Przykładowo:

1. Po złożeniu zamówienia klient otrzymuje fakturę w PDF do wiadomości, ale jednocześnie…

2. System automatycznie generuje ustrukturyzowany plik XML.

3. Dokument automatycznie trafia do KSeF i zostaje zatwierdzony.

4. Backend sklepu otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), co eliminuje ryzyko błędów i uchybień oraz gwarantuje poprawność w rachunkowości firmy.

Ważne jest też używanie certyfikatu kwalifikowanego i odpowiedniej autoryzacji dla komunikacji z KSeF. Dla wielu sklepów integracja może wymagać wyboru pomiędzy dostawcami oprogramowania lub zewnętrznymi integratorami IT. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe (sandbox), które warto wykorzystać jeszcze przed uruchomieniem produkcyjnym.

Proces wdrożenia KSeF krok po kroku

Przygotowanie sklepu i proces wdrożenia KSeF w e-commerce wymaga odpowiedniego przygotowania. Aby proces przebiegł sprawnie, warto skonsultować się z biurem oferującym doradztwo podatkowe oraz zaktualizować procesy w działach kadr i płac.

1. Ocena gotowości firmy i wybór rozwiązań IT

Zweryfikuj, czy Twój sklep jest na platformie już obsługującej KSeF lub czy wymaga zakupu wtyczek/integratorów. Zweryfikuj ofertę dostawców, np. Comarch, Enova365, Streamsoft, czy Baselinker, które wspierają popularne platformy e-commerce. Sprawdź również harmonogram wsparcia dostawcy oraz dostępność szkoleń dla personelu.

2. Założenie konta i uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego

Załóż konto w Aplikacji Podatnika KSeF na podatki.gov.pl oraz zdobądź certyfikat kwalifikowany/podpis profilem zaufanym lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną Twojej firmy w celu autoryzacji w KSeF. Certyfikat można pobrać darmowo z ePUAP lub kupić komercyjny do wdrożenia w systemie. Upewnij się, że osoba odpowiedzialna za wydawanie certyfikatów ma dostęp do bezpiecznego przechowywania haseł.

3. Testy integracji w środowisku sandbox KSeF

Przeprowadź testy generowania i wysyłania faktur w środowisku testowym. Sprawdź, jak system raportuje błędy i czy faktury są poprawnie rejestrowane z unikalnym numerem KSeF. Testuj różne scenariusze: różne stawki VAT, faktury za zagranicznych nabywców, faktury korygujące – wszystko powinno działać bez błędów.

4. Szkolenia i procedury

Przeszkol zespół sprzedaży oraz księgowość z nowego procesu. Ustal procedury monitorowania statusów faktur i odbioru UPO. Przygotuj dokumentację opisującą nowy obieg faktur oraz procedury awaryjne na wypadek awarii KSeF. Warto przygotować instrukcje dla klientów o kodach QR do weryfikacji autentyczności faktury.

Idealnie, jeśli całość tak stworzonego systemu obiegu informacji ma swoją dokumentację, do której mogą sięgać osoby uczestniczące w systemie sprzedaży. Jest to szczególnie istotne na wypadek zmiany pracowników obsługujących platformy sprzedażowe. Wówczas nie jest konieczne powtarzanie czasochłonnych szkoleń, a jedynie zapoznanie z dokumentacją.

5. Uruchomienie produkcyjne i monitorowanie

Po przejściu testów uruchom integrację produkcyjną. Regularnie monitoruj stan wysyłanych faktur, pilnuj aktualizacji oprogramowania oraz zmian w przepisach dotyczących KSeF. Zalecane jest ciągłe monitorowanie statusu systemu na stronie status.ksef.gov.pl.

Pamiętaj, że KSeF to nie tylko wystawianie faktur, ale również i ich odbieranie od kontrahentów. Znikają papierowe czy elektroniczne faktury w pdf. KSeF stanie się główną platformą wymiany faktur między polskimi przedsiębiorcami, a w ciągu kilku kolejnych lat, również i między przedsiębiorcami z innych krajów unijnych. Prace w tym zakresie na szczeblu UE już trwają.

Korzyści wdrożenia KSeF dla e-commerce

Automatyzacja obiegu dokumentów w KSeF to ogromne ułatwienie dla działów księgowości i rachunkowości. System usprawni ich pracę poprzez:

• Szybsze rozliczenia: Automatyczny dostęp do faktur przychodzących i wychodzących bez ręcznego wprowadzania danych.

• Zmniejszenie ryzyka błędów: Mniej błędów w danych i pominięć faktur a także szybsze działania księgowości.

• Bezpieczeństwo: Archiwizacja w centralnym repozytorium MF przez co najmniej 10 lat gwarantuje pewność legalność i ułatwia ewentualne audyty podatkowe.

• Wiarygodność: Kody QR pozwalają kontrahentom na natychmiastową weryfikację autentyczności faktury.

• Automatyzacja procesów: Zmniejszenie pracy ręcznej poprzez integrację z systemami księgowości i CRM.

Wyzwania, koszty i audyt podatkowy

Największe problemy sprawia odpowiednie przygotowanie techniczne. Głównym wyzwaniem jest utrzymanie kompatybilności z aktualizacjami schematów XML oraz obsługa wielu kanałów sprzedaży (multistore).

Wdrożenie może wymagać:

• Zakupu nowych wtyczek, aktualizacji oprogramowania sklepu, lub dedykowanych modułów.

• Kosztów certyfikatu kwalifikowanego (300-500 zł rocznie) oraz abonamentu na integratorów lub system ERP (od 50 do 200 zł miesięcznie).

• Adaptacji procesów i przeszkolenia personelu (3-8 godzin szkolenia na osobę).

• Czasu na testy i eliminację błędów przed wdrożeniem produkcyjnym.

Uwaga: Niektóre podmioty (głównie małe firmy) ryzykują wysokie kary za nieterminowe wystawianie faktur (do wysokości VAT na fakturze), dlatego proaktywne wdrożenie we współpracy z doradcą podatkowym jest kluczowe. Wczesne przygotowanie pozwoli na płynną migrację bez stresu związanego z bliskim terminem wdrożenia obowiązkowego.

Jak przygotować się na wdrożenie KSeF?

• Zacznij przygotowania co najmniej kilka tygodni przed terminem obowiązkowego wdrożenia.

• Współpracuj z doświadczonym integratorem IT, który ma już wdrożenia KSeF za sobą.

• Testuj intensywnie w środowisku sandbox, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w produkcji.

• Udokumentuj każdy krok procesu dla przyszłego referensu i szkolenia nowych pracowników.

• Monitoruj komunikaty z Ministerstwa Finansów dotyczące zmian w schemacie XML i procedurach.

Chcesz upewnić się, że Twoja firma jest gotowa? Możemy pomóc Ci przygotować listę kontrolną (checklistę) dla Twojego biura rachunkowego lub działu IT.

KSeF całkowicie zmienia podejście do fakturowania w e-commerce, wymuszając automatyzację, standaryzację i centralizację dokumentów. Obowiązek wdrożenia systemu w 2026 roku dotyczy praktycznie wszystkich firm sprzedających B2B, z wyjątkiem faktur B2C i OSS. Sukces wdrożenia zależy od wyboru odpowiedniego oprogramowania, skutecznej integracji oraz skrupulatnych testów w środowisku sandbox.

Proaktywne działanie i współpraca z doświadczonymi integratorami pozwoli uniknąć problemów i przyspieszy obsługę faktur, co w efekcie podniesie jakość obsługi klientów i efektywność księgowości. Dla sklepów internetowych KSeF to nie tylko wymóg prawny, ale również szansa na podniesienie standardów operacyjnych i zaufania klientów.

Zapraszamy do kontaktu z nami, pomożemy Twojej firmie we wdrożeniu KSeF sprawnie i poprawnie.