Harmonogram KSeF: Kiedy Twoja firma musi dołączyć?

Obowiązek wdrożenia systemu zależy od rocznego obrotu oraz statusu podatnika:

• Od 1 lutego 2026 r.: Duże firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie.

• Od 1 kwietnia 2026 r.: Pozostali czynni podatnicy VAT (z wyjątkiem najmniejszych firm, których sprzedaż nie przekracza 10.000 zł miesięcznie).

• Od 2027 r.: Najmniejsi podatnicy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) oraz wszyscy pozostali zobowiązani do wystawiania faktur w formacie XML.

Nawet jeśli Twoja firma wejdzie w system później, już w 2026 roku będziesz otrzymywać faktury ustrukturyzowane (np. za paliwo czy energię) od dużych dostawców. Dostawcy paliw bowiem czy dostawcy energii to w znacznej części podmioty osiągający obroty powyżej 200 milionów zł, a zatem od nich już po 1 lutego otrzymasz faktury ustrukturyzowane.

Krok 1: Audyt finansowy i przygotowanie do zmian

Najpierw oceń status: obowiązek dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł od 1 lutego 2026 r. od 1 kwietnia 2026 r dla pozostałych, z wyjątkiem najmniejszych podatników, którzy muszą zacząć korzystać z KSeF od 2027 r.

Zbierz dane finansowe za 2024.

Jeśli wchodzisz w system KSeF dobrowolnie, zacznij wcześniej, by przetestować proces

Krok 2: Autoryzacja i zarządzanie kontem (KSeF MASTER)

Do logowania i wystawiania faktur niezbędne jest narzędzie autoryzacji:

• Podpis kwalifikowany, podpis ePUAP, pieczęć elektroniczna lub token KSeF – jeśli dysponujesz już jednym z powyższych narzędzi do autoryzacji, możesz zalogować się do KSeF jako jednoosobowy przedsiębiorca.

• W przypadku spółek konieczne jest wyznaczenie osoby pełniącej rolę KSeF MASTER, co wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA.

• Po uzyskaniu dostępu możesz nadać uprawnienia pracownikom odpowiedzialnym za kadry i płace lub sprzedaż.

Krok 3: Wybór oprogramowania księgowego i ERP

Wybierz program zgodny z API KSeF np. Comarch, Enova365, lub Insert.

Zintegruj z systemem księgowym/ERP; przetestuj wysyłanie testowych faktur FA(2) w środowisku testowym KSeF.

Dla e-commerce dostosuj platformę (np. Shoper, WooCommerce) do generowania XML z kodem QR.

Krok 4: Nauka wstawiania faktur ustrukturyzowanych

Nowa struktura faktury XML wymaga precyzji:

• Dokładne dane NIP, adresy i pozycje towarowe (np. 2 miejsca po przecinku dla cen).

• Wystaw pierwszą fakturę: wpisz dane, podpisz certyfikatem, wyślij via API – system nada numer KSeF (obowiązkowy KSeF ID) w 1-2 sekundy.

• Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają opcjonalne, ale mogą zawierać kod QR do weryfikacji.

• Od 2027 r. KSeF ID będzie wymagany do dokonania płatności bezgotówkowej.

Krok 5: Archiwizacja i obieg dokumentów w księgowości

Pojawienie się faktury w KSeF nie jest równoznaczne z jej automatyczną akceptacją – dokumenty muszą zostać zweryfikowane przez księgowość przed rozliczeniem. Pamiętaj o dodawaniu identyfikatora KSeF do tytułów przelewów, od 2027 obowiązkowy zbiorczy dla wielu faktur.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Błędy w danych: Waliduj strukturę XML przed wysyłką, aby uniknąć odrzuceń.

• Awarie: W przypadku problemów po stronie MF masz 7 dni na dosłanie faktur; przy awarii po stronie firmy – tylko 1 dzień. Dobrze w tej sytuacji korzystać z profesjonalnej obsługi księgowej wraz z obsługą KSeF i elektronicznym obiegiem dokumentów.

• Brak przeszkolenia: Brak szkoleń dla zespołu (ok. 2h/osobę) i brak backup`u faktur w pierwszym miesiącu pracy może spowodować istotne błędy w fakturowaniu.

• Zaliczki i delegacje: KSeF zmienia sposób rozliczania delegacji i zaliczek pracowniczych – pracownicy nie będą mogli dostarczać faktur ręcznie, co wymaga odpowiednich narzędzi w dziale kadr i płac.

• Bezpieczeństwo: Istnieje ryzyko wystawienia błędnej faktury na Twój NIP przez osoby trzecie, co wymusza stały monitoring konta.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF we współpracy z doświadczonym biurem rachunkowym i doradcą podatkowym to inwestycja w bezpieczeństwo firmy. Rozpocznij wdrożenie już dziś. by uniknąć chaosu w firmie oraz późniejszych kar sięgających wartości VAT na wystawionej niewłaściwie fakturze. Regularnie sprawdzaj aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl i na www.bdbconsulting.pl.