Pełna księgowość w spółce i innych podmiotach – kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

W języku potocznym prowadzenie pełnej księgowości oznacza prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: UoR, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.). Zasadniczo w Polsce prowadzi się księgi rachunkowe zgodnie z Ustawą o rachunkowości, a w określonych w tej ustawie przypadkach stosuje się Międzynarodowe Standardy Rachunkowości / Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. W praktyce standardy międzynarodowe stosują m.in. duże jednostki notowane na giełdzie, sporządzające skonsolidowane sprawozdania finansowe.

Kiedy pełna księgowość jest wymagana?

Jakie firmy mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z Ustawą o rachunkowości?

W ustawie o rachunkowości wyróżniono dwie grupy jednostek. Pierwsza grupa prowadzi księgi rachunkowe obowiązkowo, bez względu na wysokość osiąganych przychodów, już od momentu rozpoczęcia działalności. Druga grupa prowadzi księgi rachunkowe obowiązkowo wówczas, gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy przekroczą równowartość 2,5 mln euro (por. art. 2 ust. 1 UoR).

Jednostki prowadzące pełną księgowość bez względu na wysokość przychodów

Spółki handlowe

Do pierwszej grupy zaliczają się spółki handlowe, zarówno osobowe, jak i kapitałowe (w tym również spółki w organizacji), w szczególności:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółka akcyjna,
• prosta spółka akcyjna,
• spółka komandytowa,
• spółka komandytowo-akcyjna.

W przypadku spółki jawnej prowadzenie ksiąg rachunkowych zależy od tego, kto jest jej wspólnikiem. Jeżeli jednym lub więcej wspólników są osoby prawne (np. spółka z o.o.), spółka jawna jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości. Jeżeli natomiast wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, spółka jawna może należeć do drugiej grupy jednostek objętych limitem przychodów.

Spółki cywilne

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy również spółek cywilnych, z wyjątkiem spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, które zostały zaliczone do drugiej grupy jednostek.

Pozostałe jednostki

Do jednostek zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości bez względu na wysokość przychodów należą także:

• inne osoby prawne (z wyłączeniem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego),
• przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe,
• jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych oraz przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
• gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz zakłady budżetowe,
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• jednostki niewymienione powyżej, które otrzymują dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszy celowych – od początku roku obrotowego, w którym środki te zostały przyznane.

Jednostki objęte limitem 2,5 mln euro

Do drugiej grupy należą inne podmioty, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych po przekroczeniu limitu przychodów określonego w art. 2 ust. 1 UoR.

Limit ten dotyczy przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy i wynosi równowartość 2.500.000 euro.

Limit pełnej księgowości w 2026 roku

Dla limitu obowiązującego w 2026 roku stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na dzień 1 października 2025 r., który wynosił 4,2586 zł/euro (tabela nr 190/A/NBP/2025). Oznacza to, że limit przychodów za 2025 r., decydujący o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r., wynosi 10.646.500 zł.

Limit ten dotyczy:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich,
• przedsiębiorstw w spadku (z wyjątkiem jednostek zaliczanych do pierwszej grupy).

Pełna księgowość a ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

Należy uwzględnić również przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody – w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT – za poprzedni rok podatkowy wyniosły co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

Oznacza to, że zakres przychodów ustalanych na potrzeby ustawy o PIT jest szerszy niż w Ustawie o rachunkowości. W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przy sprawdzaniu, czy został przekroczony limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy sumować przychody zgodnie z art. 14 ustawy o PIT.

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jednostki objęte limitem obowiązkowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które nie przekroczyły ustawowego progu, mogą prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie. W takim przypadku są zobowiązane do stosowania wszystkich zasad wynikających z Ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 2 ust. 2 UoR osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich informują o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu podatkowym za rok, w którym księgi były prowadzone. Przepis ten stosuje się odpowiednio do przedsiębiorstw w spadku oraz spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.

Przyjmuje się również, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych powinni aktualizować dane w CEIDG, w szczególności w zakresie informacji o prowadzeniu ksiąg rachunkowych, sposobie prowadzenia dokumentacji księgowej oraz miejscu jej przechowywania.