Księga pomocnicza magazyn w pełnej księgowości
Prawidłowa ewidencja magazynowa oraz właściwa dokumentacja magazynowa mają istotne znaczenie w przedsiębiorstwach prowadzących pełną księgowość. Wynika to z faktu, że obrót magazynowy bardzo często generuje największe koszty działalności, które są bezpośrednio powiązane z osiąganą sprzedażą. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw handlowych, w których kosztem jest wartość sprzedanych towarów wydanych z magazynu.
Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych umożliwia rzetelną wycenę kosztów danego okresu sprawozdawczego oraz prawidłowe ustalenie stanów bilansowych zapasów, zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych.
Co obejmuje ewidencja magazynowa?
Magazyn w przedsiębiorstwie może być prowadzony w odniesieniu do:
- towarów – składników nabywanych w celu ich dalszej odsprzedaży,
- produktów gotowych, wyrobów gotowych, produktów w toku oraz półproduktów – składników wytworzonych we własnym zakresie w ramach prowadzonej działalności produkcyjnej,
- materiałów – składników zużywanych w procesie produkcji lub wykorzystywanych do innych celów w przedsiębiorstwie.
Przy prowadzeniu ewidencji magazynowej określa się w szczególności zasady:
- prowadzenia ewidencji magazynowej,
- wyceny zapasów przy przyjęciu na magazyn,
- wyceny rozchodu z magazynu,
- wyceny zapasów na dzień bilansowy,
- sporządzania dokumentów magazynowych oraz wskazania osób odpowiedzialnych za ich wystawianie i za stany magazynowe,
- przeprowadzania inwentaryzacji (kwestia ta nie jest omawiana w niniejszym materiale).
Sposoby prowadzenia ewidencji magazynowej
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości daje jednostkom możliwość wyboru sposobu prowadzenia ewidencji magazynowej (por. art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ewidencja ta może być prowadzona w jednej z następujących form:
- ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika zapasów ujmuje się obroty i stany zarówno w jednostkach naturalnych (np. sztuki, kilogramy, litry), jak i w jednostkach pieniężnych; umożliwia to ustalenie przychodów, rozchodów i stanów zapasów wraz z ich wartością;
- ewidencja ilościowa obrotów i stanów, prowadzona wyłącznie w jednostkach naturalnych dla poszczególnych składników zapasów lub ich jednorodnych grup, przy czym wycena wartości zapasów następuje co najmniej na koniec okresu sprawozdawczego;
- ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzona dla punktów sprzedaży detalicznej lub miejsc składowania, obejmująca wyłącznie przychody, rozchody i stany całego zapasu;
- odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów w momencie zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych zapasów oraz korektą kosztów o wartość stanu zapasów, nie później niż na dzień bilansowy.
O wyborze metody prowadzenia ewidencji magazynowej decyduje kierownik jednostki, a przyjęte rozwiązanie powinno zostać opisane w polityce rachunkowości. Najbardziej przejrzystą i najczęściej stosowaną metodą jest ewidencja ilościowo-wartościowa.
Wycena zapasów w ewidencji magazynowej
Dla prawidłowego prowadzenia ewidencji magazynowej konieczne jest określenie zasad wyceny zapasów na różnych etapach ich obrotu, tj. przy przyjęciu na magazyn, przy rozchodzie z magazynu oraz na dzień bilansowy. Wybrane metody wyceny powinny zostać opisane w polityce rachunkowości i stosowane w sposób ciągły, co zapewnia porównywalność danych w kolejnych okresach sprawozdawczych.
Wycena zapasów przy przyjęciu na magazyn
Na dzień zakupu zapasy mogą być wyceniane i ujmowane w księgach rachunkowych według:
- faktycznych cen nabycia lub cen zakupu – w przypadku towarów i materiałów, oraz według kosztu wytworzenia – w przypadku produktów i wyrobów gotowych,
- stałych cen ewidencyjnych – dla towarów i materiałów, lub planowanego kosztu wytworzenia – dla produktów i wyrobów gotowych, przy jednoczesnym obowiązku rozliczania odchyleń w celu doprowadzenia wartości zapasów do wartości rzeczywistych.
Cena nabycia obejmuje cenę zakupu powiększoną o koszty dodatkowe, takie jak transport, załadunek czy rozładunek, natomiast cena zakupu nie uwzględnia tych kosztów.
Koszt wytworzenia produktów i wyrobów gotowych obejmuje koszty bezpośrednie oraz uzasadnioną część kosztów pośrednich produkcji. Zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości, do kosztu wytworzenia nie zalicza się m.in. kosztów niewykorzystanych zdolności produkcyjnych, kosztów ogólnego zarządu niezwiązanych bezpośrednio z produkcją, kosztów magazynowania wyrobów gotowych (o ile nie są one niezbędne w procesie produkcji) oraz kosztów sprzedaży. Koszty te obciążają wynik finansowy okresu, w którym zostały poniesione.
Dopuszczalne jest stosowanie uproszczeń w wycenie produktów gotowych, produktów w toku oraz półproduktów, pod warunkiem że nie wywierają one istotnie negatywnego wpływu na rzetelność i jasność prezentacji sytuacji finansowej jednostki. O ich zastosowaniu decyduje kierownik jednostki.
Wycena rozchodu zapasów z magazynu
W przypadku przyjmowania zapasów do magazynu według rzeczywistych cen nabycia, zakupu lub kosztów wytworzenia, rozchód zapasów wycenia się przy zastosowaniu jednej z następujących metod:
FIFO – często stosowana w praktyce, pierwsze weszło pierwsze wyszło, czyli rozchód danego składnika zapasu wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najwcześniej nabyła / wytworzyła;
LIFO – pierwsze weszło ostatnie wyszło, czyli rozchód danego składnika zapasu wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najpóźniej nabyła /wytworzyła. Metoda rzadko stosowana;
Średnia ważona (nazywana także metodą cen przeciętnych) czyli rozchód wycenia się w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika zapasów;
identyfikacji indywidulanych cen – rzadko stosowana w praktyce, wycena następuje w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) konkretnych zapasów, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia.
Jeżeli zapasy są ujmowane w cenach ewidencyjnych lub planowanych kosztach wytworzenia, rozchody również wyceniane są według przyjętych cen ewidencyjnych / planowanych kosztów wytworzenia. Należy pamiętać, że stosowanie takiej wyceny wymaga rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych / planowanych kosztów wytworzenia tak by uzyskać korektę do wysokości wartości rzeczywistych. Odchylenia korygują zarówno przyjęcia jak i rozchody dokonywane w danym okresie. Sposób i częstotliwość rozliczania odchyleń powinny być zapisane w polityce rachunkowości. Odchylenia rozlicza się odpowiednio na zapas produktów gotowych w magazynie oraz na produkty sprzedane (koszt produktów sprzedanych). W praktyce prawidłowe ustalanie odchyleń często sprawia trudności.
Wycena zapasów na dzień bilansowy
Na dzień bilansowy zapasy wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych jednak od cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania na ten dzień. Jeżeli wartość zapasów przewyższa cenę sprzedaży netto, jednostka jest zobowiązana do dokonania odpisu aktualizującego, który zmniejsza wartość zapasów wykazywanych w bilansie i zwiększa pozostałe koszty operacyjne okresu.
Dokumenty magazynowe – rodzaje i obieg
Dokumenty magazynowe mogą występować w formie papierowej lub elektronicznej i stanowią podstawę ewidencji przychodów i rozchodów zapasów.
Do podstawowych dokumentów magazynowych należą:
- dokumenty przyjęcia: towarów PZ – przyjęcie zewnętrzne wystawiane w przypadku zakupu towarów, materiałów lub nieodpłatnego otrzymania. W przedsiębiorstwach produkcyjnych istnieją także dokumenty przyjęcia wewnętrznego PW dla przyjęcia np.: wyrobów gotowych z produkcji lub przyjęcia niewykorzystanych materiałów/ towarów wydanych wcześniej na potrzeby produkcji.
- dokumenty rozchodu towarów, materiałów czy wyrobów gotowych do sprzedaży WZ- wydanie zewnętrzne – czyli przekazanie danego zapasu dla kupującego (koszt do sprzedaży). WZ wystawia się przy sprzedaży zwykle razem z fakturą sprzedaży. W przedsiębiorstwach produkcyjnych funkcjonują także dokumenty rozchodu wewnętrznego RW i dotyczą one np.: wydania materiałów do produkcji. RW można także stosować przy wydaniu np. towarów na potrzeby własne przedsiębiorstwa.
- przesunięcia międzymagazynowe MM (+/-) stosowane w przypadku gdy firma ma kilka lokalizacji magazynowych i przesuwa towar lub wyroby gotowe między magazynami. Przesunięcie takie nie generuje kosztów w momencie przesunięcia. Dokument ten generuje rozchód z jednego magazynu i przychód na innym magazynie danego przedsiębiorstwa.
- zwrot wewnętrzny ZW – rzadko stosowany w praktyce z reguły np. przy korektach dotyczących pobrania materiałów do produkcji wyrobów gotowych.
Za wystawianie dokumentów magazynowych odpowiada zazwyczaj pracownik magazynu – magazynier. Istotne jest stosowanie spójnych i konsekwentnych serii numeracji dokumentów, takich jak PZ, PW, WZ, RW, MM czy ZW, co ułatwia kontrolę obrotu magazynowego oraz automatyzację księgowań.
Każdy dokument magazynowy powinien zawierać w szczególności:
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu,
- datę przyjęcia lub wydania towaru,
- nazwę przyjętego lub wydanego towaru (jego oznaczenie),
- wartość jednostkową,
- jednostkę miary i ilość przyjmowanego lub wydawanego towaru lub wyrobu gotowego,
- dane przedsiębiorstwa wystawiającego dowód,
- podpis lub identyfikator systemowy osoby upoważnionej do wystawiania tego typu dokumentów,
- podpisy osób odbierających towar/ materiał/ produkt gotowy