Dokument księgowy a dowód księgowy – podstawowe pojęcia

Dokument księgowy – czym jest?

Dokument księgowy jest pojęciem szerszym niż dowód księgowy. W praktyce obejmuje on wszystkie dokumenty wykorzystywane w systemie rachunkowości jednostki, zarówno te stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jak i dokumenty o charakterze informacyjnym, organizacyjnym lub sprawozdawczym. W wielu opracowaniach pojęcia dokument księgowy i dowód księgowy są jednak utożsamiane.

Dowód księgowy – czym jest?

Dowód księgowy to dokument źródłowy, na podstawie którego ujmuje się operacje gospodarcze w księgach rachunkowych. Stanowi on podstawę zapisu księgowego w danym okresie sprawozdawczym. Każde zdarzenie gospodarcze, które wystąpiło w danym okresie, powinno zostać ujęte w księgach rachunkowych na podstawie odpowiedniego dowodu księgowego.

Rodzaje dokumentów księgowych

Oprócz dowodów księgowych w jednostkach prowadzących pełne księgi funkcjonują także inne dokumenty księgowe, które nie stanowią bezpośredniej podstawy księgowania, lecz pełnią funkcje informacyjne, kontrolne lub organizacyjne. W ramach prowadzenia księgowości sporządzane są w szczególności:

• sprawozdania finansowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• zestawienia i raporty sporządzane na potrzeby banków (np. badanie zdolności kredytowej),
• zestawienia i wyjaśnienia dla administracji skarbowej, w tym deklaracje podatkowe,
• sprawozdania statystyczne,
• deklaracje i raporty dla ZUS,
• sprawozdania dla NBP.

Ponadto w jednostkach prowadzących pełną księgowość funkcjonuje wewnętrzna dokumentacja księgowa regulująca zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w szczególności polityka rachunkowości (zobacz artykuł na blogu LINK) oraz inne regulacje wewnętrzne, takie jak instrukcja inwentaryzacyjna, regulaminy wynagrodzeń czy instrukcje obiegu dokumentów.

Dowody księgowe – znaczenie i wymogi

Dowód księgowy potwierdza dokonanie operacji gospodarczej i stanowi podstawę do jej ujęcia w księgach rachunkowych właściwego okresu sprawozdawczego. Od rzetelności, kompletności i prawidłowości dowodów księgowych oraz ich właściwego ujęcia w księgach rachunkowych zależy rzetelność ksiąg rachunkowych (por. art. 24 pkt 2 oraz art. 22 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Dowód księgowy powinien być:

• rzetelny, tj. zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
• kompletny, czyli zawierający wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o rachunkowości,
• wolny od błędów rachunkowych,
• sporządzony w sposób trwały, bez wymazań i niedozwolonych poprawek.

Kontrola dowodów księgowych

W celu zapewnienia zgodności dowodów księgowych z wymogami ustawy o rachunkowości w jednostce należy wprowadzić kontrolę dowodów księgowych przed ich ujęciem w księgach rachunkowych. Sposób potwierdzenia przeprowadzenia kontroli zależy od przyjętych zasad obiegu dokumentów. W przypadku dokumentów papierowych potwierdzeniem kontroli może być pieczątka, opis ręczny lub podpis, natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych potwierdzenie ma charakter elektroniczny i zależy od stosowanych rozwiązań systemowych. Kontrola dowodów księgowych obejmuje:

• kontrolę merytoryczną,
• kontrolę formalną,
• kontrolę rachunkową.

Kontrola merytoryczna – potwierdza:

1. fakt dokonania przez jednostkę danej operacji gospodarczej;

2. zgodność danych na dowodzie księgowym ze stanem faktycznym;

3. związek operacji z działalnością jednostki oraz to, że operacja jest gospodarczo uzasadniona.

Kontrolę merytoryczną zwykle przeprowadza osoba odpowiedzialna za daną operację gospodarczą, osoba ta dokonuje także opisu na dokumencie (np. zakupu środków trwałych, poniesienie kosztów) opis jest podstawą do księgowania np. zawiera przypisanie wydatku do odpowiednich kosztów działalności.

Kontrola formalna to sprawdzenie, czy dowód księgowy ma wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami dla dowodu księgowego.

Kontrola rachunkowa to sprawdzenie czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych.

W większych organizacjach poszczególne kontrole przypisane są do różnych osób, w mniejszych kontrola zwykle należy do właściciela, który decyduje o ponoszonych w firmie wydatkach.

Rodzaje dowodów księgowych

Dowody księgowe dzielą się na:

1. zewnętrzne obce – dokumenty wystawione przez kontrahentów i otrzymane przez jednostkę,
2. zewnętrzne własne – dokumenty wystawione przez jednostkę i przekazane kontrahentom,
3. wewnętrzne – dokumenty wystawione na potrzeby udokumentowania operacji wewnętrznych jednostki.

Rodzaj dowodu księgowego	Przykład
zewnętrzne obce	faktury zakupu, korekty faktur zakupu, rachunki wystawione przez kontrahenta, otrzymane od kontrahentów noty odsetkowe,
zewnętrzne własne	faktury sprzedaży, korekty faktur sprzedaży, paragony fiskalne, wystawione noty odsetkowe dla kontrahentów wystawione noty obciążeniowe dla kontrahentów KP- dokument kasowy- kasa przyjmie KW – dokument kasowy – kasa wypłaci
wewnętrzne	listy płac delegacje pracowników polecenia księgowania

Przykładowe dowody księgowe obejmują m.in. faktury zakupu i sprzedaży, korekty faktur, paragony fiskalne, noty odsetkowe, noty obciążeniowe, dokumenty kasowe KP i KW, listy płac, delegacje pracowników oraz polecenia księgowania.

Ewolucja dowodów księgowych następuje nie tylko poprzez zmiany w zapisach ustawy o rachunkowości, ale także poprzez wprowadzanie zmian w przepisach podatkowych.

Trzeba pamiętać, że niektóre dowody np. faktury i korekty faktur (dokumentujące zarówno sprzedaż jak i zakup) oprócz ustawy o rachunkowości są regulowane jeszcze w przepisach o podatku od towarów i usług (VAT). Przepisy dotyczące VAT określają wymogi formalne dotyczące danych, które muszą być ujęte na fakturach i fakturach korygujących oraz wymogi dotyczące zasad wystawiania faktur i korekt. Ważnym, z praktycznego punktu widzenia zagadnieniem jest postępująca elektronizacja dowodów księgowych. W zakresie faktur i faktur korygujących jest to wprowadzenie wymogu stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, system będzie obowiązkowy:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw, tj. o wartości sprzedaży za 2024 r. powyżej 200 mln zł razem z podatkiem,

• od 1 kwietnia 2026 r. dla innych przedsiębiorców,

• od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych podatników, u których kwoty transakcji są niskie (do 450 zł dla jednej faktury, a wartość sprzedaży łącznie za miesiąc do 10 tys. zł).

Inne rodzaje dowodów księgowych

Oprócz dowodów źródłowych w praktyce stosuje się również:

• zbiorcze – w celu łącznego księgowania zapisów zbioru dowodów źródłowych, dowody źródłowe muszą być pojedynczo wymienione np.: raporty kasowe, raporty bankowe, rejestr sprzedaży, zakupu itp.;

• korygujące poprzednie zapisy np. polecenia księgowania;

• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu lub zamiast tego zewnętrznego dowodu. W wyjątkowych przypadkach kierownik jednostki może zgodzić się na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji jeśli nie ma możliwości uzyskania zewnętrznego dowodu. Możliwość taka nie dotyczy zakupów opodatkowanych VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności. Dowodem zastępczym może być np. oświadczenie pracownika o poniesieniu wydatku.

• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych np. księgowanie kosztów rodzajowych na miejsca powstawania kosztów itp.

Elektroniczne dowody księgowe i zapisy automatyczne

W dobie postępującej elektronizacji prowadzenia rachunkowości i rozliczeń podatkowych ustawa o rachunkowości jako równoznaczne z dowodami źródłowymi uważa zapisy wygenerowane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach ( por. art. 20 ust. 5 pkt 1–4 ustawy o rachunkowości). Należy jednak upewnić się, że takie zapisy są zgodne z treścią dowodów księgowych oraz zapisane w sposób trwały tzn. ich zmiana ma być niemożliwa, ale można je odczytać i wydrukować. Oprócz tego zawsze powinna być możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia danych oraz ustalenia osoby, która dokonała księgowania. Trzeba zatem upewnić się, że księgowane automatycznie zapisy są poprawne. Przykłady zapisów księgowych automatycznych:

• wygenerowane przez program księgowy na podstawie wprowadzonych wcześniej dowodów np. automatyczne naliczanie amortyzacji, rozliczanie kosztów w czasie itp.,

• wprowadzone automatycznie zapisy na podstawie danych pobranych lub przesłanych automatycznie np. automatycznie księgowane zapisy operacji magazynowych przy prowadzeniu magazynu w oddzielnym module lub programie magazynowym, automatycznie księgowana wycena rozchodu towarów itp.

Dowód księgowy – elementy obowiązkowe

W Ustawie o rachunkowości zawarte są podstawowe dane, które powinien zawierać poprawny i kompletny dowód księgowy. Oczywiście na dowodzie mogą być zawarte też inne informacje np. zgodnie z odrębnymi przepisami, tak jest np.: w przypadku faktur regulowanych przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług (VAT).

Dowód księgowy powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego. W księgach zwykle grupuje się dowody księgowe wg rodzaju np. osobna numeracja dla faktur zakupu, inna dla faktur sprzedaży, inna dla poleceń księgowania itd.. Numer identyfikacyjny to inaczej numer księgowy, pod którym dany dowód jest zaksięgowany w księgach rachunkowych. Zwykle numer ten jest niezależny od numeru własnego dowodu księgowego (ujętego na dokumencie np. na fakturze zakupu będzie to numer faktury zakup nadany przez dostawcę).

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; Wartość może być pominięta, o ile w toku przetwarzania danych (wyrażonych w jednostkach naturalnych) następuje ich wycena, potwierdzona wydrukiem (np. wycena obrotu magazynowego tj. dokumentów takich jak m.in.: WZ wydanie zewnętrzne lub MM – przesunięcie międzymagazynowe itp.).

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; W przypadku gdy dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu i nie jest dowodem zastępczym, podpisy można zastąpić znakami, które umożliwiają identyfikację osób. Natomiast podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Elementy wymienione powyżej w punktach 1,2,3 i 5 nie muszą być zamieszczane na dowodach jeśli regulacje takie wynikają z innych przepisów np. tych dotyczących VAT.

Nie trzeba zamieszczać na dowodzie księgowym danych wymienionych w punkcie 6 wyżej jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów, a tak najczęściej jest w programach komputerowych. Dekrety istnieją zatem elektronicznie w programie księgowym i można je łatwo powiązać z dowodem źródłowym poprzez numer księgowy w systemie. Przy prowadzeniu ksiąg w programie komputerowym możliwe jest niezamieszczanie podpisu na dowodzie jeśli w systemie są identyfikatory osób, które zatwierdziły, sprawdziły czy też zaksięgowały dowód.

Dowody dokumentujące transakcje w walucie obcej trzeba przeliczyć na złotówki według określonego w przepisach kursu.

Dowody w językach obcych na żądanie kontroli lub biegłego rewidenta trzeba przetłumaczyć na język polski.

Poprawianie błędów w dowodach księgowych

Błędy na dowodach księgowych można poprawić.

Jak to zrobić zależy od rodzaju dowodu i tak błędy:

1. w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych oraz zewnętrznych własnych – koryguje się przez wysłanie kontrahentowi dodatkowego dokumentu korygującego z poprawną treścią oraz opisem zmiany. W przypadku np. faktur sprzedaży będzie to korekta do faktury sprzedaży.

2. w dowodach wewnętrznych można poprawić przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wartości skreślone muszą być czytelne (nie można np.: stosować korektora zamazującego całą błędną treść lub wymazywać błędnej treści), należy wpisać poprawną treść i datę poprawki. Poprawkę podpisuje na dokumencie upoważniona osoba. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.