Faktura to jeden z podstawowych dowodów księgowych. Wystawianie dokumentów sprzedażowych w formie tradycyjnej bywa czasochłonne. Problematyczne jest także ich przechowywanie. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców korzysta z formy elektronicznej. Czym jest e-faktura, co powinna zawierać i jak ją wystawić? Na co muszą się przygotować przedsiębiorcy w 2024 roku w związku z wprowadzeniem obowiązku e-fakturowania w KSeF? Podpowiadamy!
Czym jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to dokument handlowy wystawiony i przesyłany w formie elektronicznej. Cyfrowa wersja faktury jest równoważna z tradycyjną (papierową). Może być wykorzystywana do celów księgowych i podatkowych.
Co powinna zawierać e-faktura?
Informacje o tym, jakie dane muszą znaleźć się na fakturze, można znaleźć w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Art. 106).
Elektroniczna faktura pod względem zawartości nie różni się od tradycyjnej. Oto dane, które powinny się na niej znaleźć:
- Data wystawienia faktury
- Kolejny numer faktury, przypisany w ramach serii, identyfikujący ją jednoznacznie
- Imiona i nazwiska (lub nazwy) podatnika i nabywcy towarów lub usług, oraz ich adresy
- Numer identyfikacyjny podatnika na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
- Numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług na potrzeby podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, albo data otrzymania zapłaty, jeżeli taka data różni się od daty wystawienia faktury
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- Ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- Cena jednostkowa towaru lub usługi bez podatku (cena jednostkowa netto)
- Kwoty wszelkich obniżek cen lub rabatów, jeżeli nie są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez podatku (wartość sprzedaży netto)
- Stawka podatku
- Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na różne stawki podatku oraz wartość sprzedaży zwolnionej od podatku
- Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na różne stawki podatku
- Łączna kwota należności.
Jak wystawić e-fakturę? Zasady przesyłanie faktur elektronicznych
Podatnicy, którzy wystawiają e-faktury, są zobowiązani do przestrzegania tych samych zasad co podatnicy korzystający z formy papierowej. Jedyną różnicą jest sposób przekazywania dokumentów do odbiorcy.
Podatnik musi zadbać o to, żeby e-faktura spełniała wymagania związane z autentycznością pochodzenia, integralnością treści i czytelnością dokumentu. Odbiorca faktury musi mieć możliwość weryfikacji tożsamości wystawcy dokumentu, a także pewność, że informacje zawarte w dokumencie nie zostały zmienione. Podatnik musi zadbać także o to, żeby informacje znajdujące się na fakturze były zamieszczone w sposób jasny i przejrzysty, aby odbiorca nie miał problemu ze znalezieniem kluczowych danych.
Warunki autentyczności, integralności i czytelności uznaje się za spełnione, jeśli podatnik:
- korzysta z podpisu elektronicznego lub
- korzysta z elektronicznej wymiany danych (EDI) lub
- wdrożył proces kontroli biznesowej, który umożliwia powiązanie e-faktury z dostawą towaru lub usługą.
Uwaga! E-faktura może zostać wystawiona wyłącznie po uzyskaniu zgody odbiorcy na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej. Zgoda ta może zostać w każdej chwili wycofana. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób odbiorca powinien dać takie przyzwolenie. Częstą praktyką jest wyrażenie zgody na przesyłanie faktury w formie elektronicznej poprzez akceptację regulaminu sprzedaży (dotyczy to nie tylko sklepów internetowych, ale także aplikacji mobilnych).
Jak wygląda przechowywanie e-faktur?
Obecnie faktury elektroniczne, tak samo jak tradycyjne, muszą być przechowywane przez określony czas, czyli 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podatnik może wybrać jedną z dwóch form przechowywania faktury (elektroniczną lub papierową), niezależnie do tego, w jakiej formie dokument został wystawiony. To znaczy, że faktury elektroniczne mogą być drukowane i przechowywane w formie papierowej.
Przykład I
Pan Wojciech wystawił fakturę elektroniczną 25 października 2023 roku z terminem płatności do 1 listopada. Pan Wojciech musi przechowywać kopię faktury elektronicznej do 31 grudnia 2028 roku.
Przykład II
Pan Tomasz wystawił e-fakturę 28 grudnia 2023 roku. Termin płatności upływa 4 stycznia 2024 roku. Pan Tomasz jest zobowiązany do przechowywania kopii e-faktury do 31 grudnia 2029 roku.
Elektroniczną fakturę można przechowywać na dysku twardym lub nośniku elektronicznym, np. płycie CD lub pendrive.
Uwaga! Aby zadbać o aspekt integralności e-faktury, w trakcie przechowywania dokumentu nie można wprowadzać w nim żadnych zmian.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy e-faktura będzie obowiązkowa?
4 sierpnia 2023 r. Prezydent podpisał Ustawę z dnia 16 czerwca o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, której celem jest wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania elektronicznego. Faktury wystawianie za pomocą platformy KSeF nazywane są fakturami ustrukturyzowanymi (mają ustrukturyzowany format danych, czyli XML). Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie ze wspomnianej platformy jest dobrowolne.
Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku także dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz tych, którzy wykonują czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT. Docelowo obowiązek ten będzie dotyczyć wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające przepisom krajowym.
Z obowiązku korzystania z platformy KSeF będą wyłączone m.in. faktury konsumenckie czy faktury wystawianie w ramach OSS i IOSS. Aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów jest bezpłatna. Umożliwia wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych, a także zarządzanie uprawnieniami i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). KSeF pozwala także na anonimowy podgląd dokumentu bez konieczności logowania.
Obowiązkowe e-fakturowanie wpłynie także na sposób przechowywania dokumentów elektronicznych. Każdy dokument wystawiony w Krajowym Systemie e-Faktur będzie przechowywany przez 10 lat. Archiwizacja będzie odbywała się w sposób automatyczny, co pozwoli zminimalizować ryzyko przypadkowego usunięcia dokumentów z dysku lub utracenia do nich dostępu w efekcie działania osób trzecich czy awarii urządzenia.
Uwaga! Usługa przechowywania e-faktur będzie darmowa dla podatników korzystających z KSeF.
Zalety korzystania z elektronicznych faktur
Korzystanie z faktur elektronicznych może przynieść firmie wiele korzyści. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i podmiotów z sektora MŚP, niezależnie od branży, w której działa firma.
Oszczędność czasu i kosztów
E-faktury są przesyłane natychmiastowo za pośrednictwem internetu. Korzystanie z dokumentów elektronicznych eliminuje konieczność drukowania, kopertowania i wysyłania faktur pocztą tradycyjną, co generuje spore oszczędności finansowe.
Ochrona środowiska naturalnego
Stosowanie faktur elektronicznych przyczynia się do redukcji ilości odpadów, co pozytywnie wpływa na środowisko naturalne.
Skrócenie terminów płatności
E-faktury pozwalają na szybkie przetwarzanie dokumentów finansowych, co może skrócić czas realizacji płatności. To z kolei może wpłynąć na poprawę relacji z dostawcami i zwiększenie płynności finansowej firmy.
Zwiększenie kontroli nad finansami firmowymi
Dzięki e-fakturom firmy mają lepszą kontrolę nad swoimi dokumentami finansowymi. Mogą łatwo śledzić status płatności, monitorować terminy zapłaty i unikać pomyłek związanych z ręcznym przetwarzaniem danych.
Łatwość przechowywania i bezpieczeństwo
E-faktury można łatwo archiwizować, co ułatwia przechowywanie i przeszukiwanie dokumentów. Szybki dostęp do historii transakcji może być przydatny np. podczas audytów lub analiz finansowych.
Wszystko, co warto wiedzieć o e-fakturowaniu – podsumowanie
E-faktury (w tym także faktury ustrukturyzowane) sprzyjają digitalizacji biznesu. To rozwiązanie, z którego chętnie korzystają firmy prowadzące działalność w różnych sektorach rynku. Wystawianie elektronicznych dokumentów sprzedaży jest korzystne nie tylko dla przedsiębiorców, ale także środowiska naturalnego. Te dwa aspekty: ekologiczny oraz ekonomiczny sprawiają, że coraz więcej krajów, w tym także Polska, decyduje się na wprowadzenie dodatkowych regulacji dotyczących e-fakturowania. Krajowy System e-Faktur to narzędzie, które ma ułatwić podatnikom wystawianie i przechowywanie elektronicznych dokumentów sprzedaży, a fiskusowi umożliwić skuteczniejszą kontrolę działań przedsiębiorców.
Jeśli potrzebujesz profesjonalnej pomocy związanej z fakturami, zapraszamy do skorzystania z usług naszego biura rachunkowego.
Więcej aktualności
