Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego? Odpowiedzialność rady nadzorczej za sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na podstawie Ustawy o rachunkowości z dnia 29.09. 1994 r z poźn. zm lub na podstawie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości / Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF/MSR – obowiązkowo stosują emitenci papierów wartościowych i banki).

Elementy sprawozdania finansowego przedstawiono w artykule Sprawozdanie finansowe firmy część 1.

Za obowiązki wynikające z Ustawy o rachunkowości (w tym sporządzenie sprawozdania) odpowiada kierownik czyli osoba, która zarządza jednostką. W zależności od formy prawnej firmy kierownikiem jednostki jest np.: w spółkach kapitałowych członkowie zarządu, w jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizyczne  – osoba prowadząca tą działalność itd.

W spółkach kapitałowych (sp. z o.o., akcyjna, komandytowo-akcyjna) rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W ramach kontroli sprawozdania finansowego nałożono na radę nadzorczą obowiązek^[1] oceny sprawozdań^[2], w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym, rada ocenia także wnioski zarządu dotyczące podziału zysku albo pokrycia straty. Dodatkowo sporządza i przedstawia zgromadzeniu wspólników coroczne pisemne sprawozdania z wyników oceny sprawozdania finansowego i oceny podziału zysku. Kodeks spółek handlowych został znowelizowany z dniem 13 października 2022 r.^[3] oprócz zmian dotyczących grup spółek znowelizowano także zasady sprawowania nadzoru w spółkach kapitałowych. Wzmocniono kontrolę, którą sprawuje rada nadzorcza, otrzymała ona też nowe uprawnienia (np. do otrzymywania od zarządu bieżących informacji, do korzystania z doradców czy tworzenia komitetów). Otrzymała także nowe obowiązki (np.: dotyczące sporządzenia pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za poprzedni rok obrotowy, dotyczące udziału biegłego rewidenta w pracach rady nadzorczej, jeśli sprawozdanie podlega ustawowemu badaniu[4]).

Kto sporządza sprawozdanie finansowe? 

Sprawozdanie finansowe sporządzają podmioty, które prowadzą pełną księgowość (księgi rachunkowe) na podstawie ustawy o rachunkowości.[5]

Sprawozdanie finansowe przygotowuje się na dzień zamknięcia ksiąg czyli w większości przypadków na koniec roku obrachunkowego. Dla osób prawnych rokiem obrachunkowym może być dowolne 12 miesięcy, natomiast dla osób fizycznych zawsze jest to rok kalendarzowy. 

Termin sporządzenia sprawozdania finansowego. 

Termin sporządzenia sprawozdania to 3 miesiące po dniu bilansowym (dzień bilansowy = ostatni dzień roku obrachunkowego), w przypadku gdy rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy dzień bilansowy to 31 grudnia, czyli należy przygotować sprawozdanie do 31 marca następnego roku. Po sporządzeniu, ale przed 31 marca sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki.

Sprawozdanie w formie elektronicznej. Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie sporządza się po polsku i w walucie polskiej oraz w formie elektronicznej czyli:

1. w formie ustrukturyzowanej[6] –  plik XML – dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), podatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatników podatku dochodowego od osób prawnych z wyłączeniem niektórych podmiotów, nie dotyczy jednostek stosujących MSR/MSSF.  W większości przypadków programy komputerowe do prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadają funkcjonalność sporządzania sprawozdania finansowego w formacie XML. Jeśli program nie posiada tej funkcjonalności to na stronie Ministerstwa Finansów jest narzędzie umożliwiające sporządzenie sprawozdania w tym formacie: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start ;
2. w formie nieustrukturyzowanej –  plik w dowolnym formacie np. pdf – stosują go jednostki, których nie dotyczy punkt 1, 3 i 4;
3. w formacie zgodnym z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815 – plik  XHTML. Format ten obowiązuje emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym. Może być stosowany również podmioty, które sporządzają sprawozdanie na podstawie MSR/MSSF (międzynarodowych standardów) ale nie są emitentami (por. art. 45 ust. 1ga i 1h ustawy o rachunkowości);
4. w innym formacie przeszukiwalnym –  plik w formacie umożliwiającym automatyczne przeszukanie dokumentu- może być stosowany przez podmioty, które sporządzają sprawozdanie na podstawie MSR/MSSF (międzynarodowych standardów), ale nie są emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym (por. art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie[7] sporządzone elektronicznie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Podpis składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Od 1 stycznia 2022 r. w przypadku, gdy funkcje kierownika jednostki pełni organ wieloosobowy sprawozdanie podpisuje co najmniej jedna osoba wchodzącą w skład tego organu zarządzającego, o ile inne osoby złożyły oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi zawarte w ustawie o rachunkowości. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby sprawozdanie podpisały wszystkie osoby wchodzące w skład wieloosobowego organu zarządzającego (czyli np. wszyscy członkowie zarządu spółki z o.o.). Odmowa złożenia podpisu lub złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe? Złożenie sprawozdania do KRS. Przekazanie sprawozdania do KAS.

Roczne sprawozdanie finansowe zatwierdzają[8]  właściciele jednostki tj. np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o., osoba prowadząca jednoosobową działalności gospodarczą itd.. Termin na zatwierdzenie to 6 miesięcy od dnia bilansowego, jeśli rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym to do 30 czerwca kolejnego roku.

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przekazują sprawozdanie do KRS wraz z innymi dokumentami np. sprawozdaniem z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie, uchwałą o podziale zysku/ pokryciu straty, sprawozdaniem z działalności jeśli jednostka ma obowiązek sporządzenia tego sprawozdania.[9] W przypadku gdy rok obrachunkowy jest równy kalendarzowemu termin złożenia sprawozdania to 15 lipca. Może zdarzyć się, że sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy, w tej sytuacji należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, oraz drugi raz w terminie 15 dni po jego faktycznym zatwierdzeniu wraz z dokumentami, które wymieniono powyżej.

Jednostki, które podlegają ustawowemu badaniu przez biegłego rewidenta, a nie składają sprawozdania do KRS, są zobowiązane do złożenia części sprawozdania finansowego[10] tj.  wprowadzenia do sprawozdania finansowego, bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Termin na zgłoszenie – 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Przykładowo wymóg ten może dotyczyć spółek cywilnych, czy działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną.

Za złożenie sprawozdania odpowiednim instytucjom odpowiada kierownik jednostki[11].

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) przekazują sprawozdanie finansowe do Szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej[12])  w terminie złożenie zeznania podatkowego przez osoby fizyczne, czyli zwykle do 30 kwietnia za poprzedni rok kalendarzowy, jeśli termin przypada w weekend to przesuwa się i za rok 2022 trzeba rozliczyć PIT do 2 maja 2023 r.

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych przekazują sprawozdanie finansowe do Szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej[13]) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów, które obowiązkowo składają sprawozdanie w KRS oraz nie dotyczy jednostek zwolnionych podmiotowo z podatku.

____________________________________

[1] Por. art. 219 Kodeksu Spółek Handlowych

[2] o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1

[3] ustawa z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 807 ze zm.)

[4] Por. art. 219 Ksh § 6. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

[5] Spółki jawne i spółki partnerskie, które osiągnęły przychody mniejsze od 2 mln EURO nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli nie stosują zasad rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, czyli nie prowadzą ksiąg rachunkowych, a jedynie podatkową księgę przychodów i rozchodów. Jeżeli nie prowadzą ksiąg rachunkowych to nie sporządzają sprawozdania, ale mają obowiązek złożenia, w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, w Krajowym Rejestrze Sądowym, oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego.

[6] W formie ustrukturyzowanej sporządza się następujące elementy sprawozdania finansowego: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Dodatkowe informacje i objaśnienia, nie mają formy ustrukturyzowanej. Wyjątek stanowi jeden punkt tej informacji dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym, a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto – nota objaśniająca do podatku dochodowego ma postać ustrukturyzowaną i dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych (szereg dodatkowych wyjaśnień co do wypełnienia tej noty można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów  – https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/#wypelnianie-specyficznych-pozycji)

[7] Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości

[8] art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości

[9] art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości

[10] art. 70 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości

[11] Lub  Kierownik oddziału przedsiębiorcy zagranicznego

[12] art. 45 ust. 1, 5 i 8a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

[13] art. 27 ust. 2 i 2b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych